Dans le processus de dématérialisation d’une entreprise, la signature électronique est devenue un outil indispensable. Elle permet non seulement de signer un document digital, mais également de faciliter les procédures administratives et la prise de décision dans une structure. Après avoir choisi votre outil et procédé, n'oubliez pas de faites signer vos documents.
Comprendre la signature électronique et sa valeur
Pour pouvoir créer une signature électronique de manière légale et authentique, la première étape consiste à comprendre le fonctionnement de la signature électronique. En effet, une signature électronique peut se définir comme une modalité selon laquelle une personne physique ou morale, signe une ou plusieurs données électroniques. En France, l’utilisation de la signature électronique est légale depuis plusieurs années. Dans l’ensemble de l’Europe, elle est régie par le règlement européen EIDAS. Actuellement, la signature électronique possède la même valeur qu’une signature manuelle dans la mesure où elle respecte quelques conditions. D’un côté, la validation d’une signature électronique requiert l’utilisation d’un dispositif permettant d’identifier les signataires ainsi que de garantir l’intégrité du document signé. D’un autre côté, il faut que le mode de signature permette d’assurer le lien entre le document et la signature. Dans ce sens, les signatures manuelles, scannées et collées dans un document numérique, ne sont pas considérées comme des signatures électroniques valides. Pour créer une signature électronique légale, rendez-vous sur universign.com. Suite à votre inscription, vous aurez droit à un essai de signature électronique gratuite.
Définir vos besoins en matière de signature électronique
Pour mettre en place le mode signature électronique dans votre entreprise, il est important de comprendre vos besoins. Pour trouver la solution sur mesure, vous devez établir un cahier des charges présentant en détail les objectifs de votre entreprise en matière de signature électronique. À travers ce cahier des charges, vous serez également capable de déterminer votre budget disponible pour mettre en place le projet. Dans le but de cerner l’ampleur de ce projet, il est conseillé de mettre en place une équipe qui discutera des faisabilités de ce procédé dans votre entreprise. Elle désignera le responsable du projet, et déterminera le processus de validation en interne des signatures. Pour l’étude des besoins, l’équipe déterminera le volume de documents que l’entreprise signera de manière électronique. Elle désignera également toutes les parties prenantes au processus de signature des documents électroniques. Il s’agit notamment de celles qui créera le document, de celles qui vont la valider et celles qui seront responsables du suivi. En dernier lieu, il ne faut pas oublier de se renseigner en détails sur les règlements régissant la signature électronique et les divers enjeux juridiques reliés à ce procédé. Une fois le processus mis en place, n'oubliez pas de faites signer vos documents.
Choisir entre les trois types de signatures électroniques
Après la constitution du cahier des charges, la prochaine étape consiste à choisir le type de signature électronique adaptée aux besoins de votre entreprise. Selon le règlement EIDAS de l’Union Européenne, il existe trois niveaux de signature électronique à savoir la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. La signature électronique simple est la moins coûteuse parmi les types de signature électronique. Sa mise en place et son mode d’utilisation restent la plus facile. Toutefois, en décidant de créer une signature électronique gratuite simple, vous ne pouvez pas identifier le signataire d’une manière univoque. En revanche, il se peut que des prestataires renforcent la sécurité du processus de signature en envoyant un mot de passe unique par SMS pour que vous puissiez valider votre signature. La signature électronique avancée, contrairement au premier, permet d’identifier de manière univoque le signataire. Il se peut que le prestataire utilise une technologie biométrique pour l’authentification. Quant à la signature électronique qualifiée, il s’agit de la signature la plus sécurisée. Cependant, son utilisation est beaucoup plus compliquée, étant donné que la signature nécessite un certificat qualifié de signature électronique de la part du signataire pour être valide.
Bien choisir son outil de signature électronique
La dernière étape avant de pouvoir signer électroniquement vos documents, consiste à bien choisir le prestataire de signature électronique. Plusieurs critères vous aideront à trouver le bon prestataire. Le premier critère concerne la légalité du prestataire. Il est préconisé d’opter pour un prestataire reconnu et certifié par des audits externes. Privilégiez également les prestataires qui figurent dans la liste de confiance de l’Union Européenne. Un autre critère est relatif aux fonctionnalités disponibles dans l’outil proposé par le prestataire. Les fonctionnalités peuvent varier selon vos besoins, allant de la création du modèle de document jusqu’à la signature de mail gratuite. Il est recommandé de choisir des outils offrant des services de preuves électroniques et disposant d’une technologie d’identification électronique. Après avoir trouvé le prestataire qui répond à vos besoins, vous devriez négocier pour obtenir des versions d’essai permettant de créer une signature numérique gratuite sans engagement. Grâce à cette option, vous pouvez certifier que le prestataire est fiable pour ensuite vous engager sur le long terme. Une fois votre choix fait, faites signer vos documents.